En version Entreprise, vous pouvez inviter vos collaborateurs de 3 manières différentes. Ce tutoriel présente en détails les différentes méthodes possibles.
Une fois que vous avez activé votre compte Entreprise et augmenté le quota d'utilisateurs en fonction, il est temps de les inviter à rejoindre le concours. Pour cela, 3 façons de faire s'offrent à vous.
Partager le lien manuellement
Le lien d'inscription est visible uniquement par les admins du concours de pronostics. Il se trouve sur la page du concours, à l'onglet "Règles", sur la ligne "Clé". La clé est en quelque sorte le mot de passe qui donne accès à votre concours. Cliquez sur l'icône pour copier le lien d'inscription. Libre à vous ensuite de partager ce lien à votre guise, comme par exemple, sur une page du site de votre comité d'entreprise.
Le lien d'inscription se décompose de la manière suivante :adresse de la page d'inscription + "/" + clé du concours
Ce qui donne par exemple comme résultat : https://demo.pronocontest.com/signup/abcdefg.
Envoyer un mail depuis votre messagerie
Une autre possibilité est d'envoyer un mail préformaté depuis votre logiciel de messagerie. Pour cela, rendez-vous sur la page du concours, et dans le menu Actions, sélectionnez l'entrée "Inviter par email". Votre logiciel de messagerie s'ouvre alors, et contient un mail prêt à être envoyé à vos collègues, comme dans la capture d'écran ci-dessus.
Envoyer un mail en masse depuis l'application
La méthode la plus efficace reste malgré tout l'envoi d'une invitation en masse aux futurs participants. Accédez au module d'envoi des invitations en passant par l'entrée "Inviter via l'application" du menu Actions présent sur la page du concours.
La liste de vos invitations en cours, programmées et envoyées apparaît alors. Cliquez sur le bouton "Créer" situé en haut du tableau pour générer une nouvelle invitation.
Ajoutez les invités
Pour ajouter des destinataires à votre message d'invitation, 2 choix sont proposés :
- Ajout manuel : dans le cas où votre liste d'envoi ne concerne quelques dizaines de personnes tout au plus. Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour faire apparaître la fenêtre d'ajout manuel d'utilisateurs. Générez autant de lignes qu'il y aura d'invités et pour chaque ligne, renseignez le nom et l'adresse mail de la personne à inviter, puis validez votre saisie.
- Import de fichier : lorsque votre liste est composée de plusieurs dizaines à plusieurs milliers d'invités. Cliquez sur le bouton "Importer un fichier" pour faire apparaître la fenêtre d'import. Un modèle de fichier Excel à remplir est proposé. Téléchargez-le si besoin. Pour le remplir, il suffit de renseigner le nom et l'adresse mail des personnes à inviter dans les colonnes correspondantes, "nom" et "email". Lorsque votre fichier excel est prêt, chargez-le et cliquez sur le bouton "Importer" pour procéder à l'import.
Les invités ajoutés apparaissent dans la liste en base de page. Si l'import s'est bien passé, la mention "Prêt" s'affiche sous la colonne "Statut".
Pour limiter le spam, seules les adresses email qui ne correspondent à aucun utilisateur du site et qui n'ont jamais reçu d'invitation la recevront. Si l'adresse existe déjà, le statut de l'invité sera marqué comme "Existe déjà" et ne recevra pas votre invitation. Vous devrez alors l'inviter par d'autres moyens.
Personnalisez le message
Le message qui leur sera envoyé est déjà préformaté, mais vous pouvez le personnaliser si besoin.
Pour cela, rendez-vous sur l'onglet "Messages" et cochez la case "Personnaliser".
Il vous est possible de modifier l'objet du mail, la langue dans laquelle il sera envoyé, ainsi que le message d'introduction. Les autres composantes, comme le lien d'invitation et la signature ne peuvent pas être modifiés. Le lien d'invitation est personnalisé de façon à ce que les champs "Email" et "Nom" soient pré-remplis lorsque l'invité arrivera sur la page d'inscription au concours.
Une fois vos modification effectuées, prévisualisez le résultat en cliquant sur l'icône et si vous en êtes satisfait, validez-les grâce au bouton "Enregistrer".
Programmez l'envoi
La dernière étape consiste à programmer l'envoi du mail. Retournez sur l'onglet "Invités" et cliquez sur le bouton "Envoyer". Une fenêtre s'ouvre alors, vous proposant soit d'envoyer le mail d'invitation immédiatement, soit de le programmer à une date ultérieure.
Si vous choisissez d'envoyer votre invitation à une date ultérieure, l'heure indiquée correspond à celle de votre fuseau horaire, tel qu'il est définit dans votre profil utilisateur.
Une fois l'invitation envoyée, le statut des invités sera mis à jour progressivement. Ainsi, vous pourrez suivre le nombre d'inscrits directement depuis cette page.
Pour éviter les effets d'embouteillage, préférez programmer l'envoi 1 à 2 semaines avant le début de la compétition. De plus, cela permettra à vos collaborateurs de se mettre progressivement dans l'ambiance.